如何通過項目模板促進專業(yè)服務項目成功交付？

2020-10-20 12:24 來源：互聯(lián)網我來投稿撤稿糾錯

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正如湯姆彼得斯所說：“所有白領的工作都是項目工作”。項目管理是管理專業(yè)服務團隊和交付的關鍵原則。

簡化工作，從而承擔更多的項目

從獲得客戶到實際從事項目的壓力是許多專業(yè)服務公司面臨的挑戰(zhàn)，比如把一個項目概念變成一個詳細的時間表。而專業(yè)服務項目管理模板則可以幫你平衡、規(guī)劃、安排和分配項目，同時也節(jié)省你的時間。如果你的項目都有相似的結構，那么每次都全盤重來是沒有意義的。當關鍵結構、步驟和最佳實踐已經存在時，你可以輕松地充實模板提供的框架。

而且，你可以隨著時間的推移來完善你的工作流程和項目時間線，優(yōu)化工作不再需要任何額外的努力，你將能夠更快更準確地預測勞動力需求和時間安排。這意味著更少的延誤和更少的混亂，不再在錯誤的工作上浪費時間——最終讓你有更多的時間去承擔更多的項目和客戶。

首先，在強大的項目管理工具(如8MSaaS PM：http://www.8msaas.cn/project/project_9Areas.html)中構建你的專業(yè)服務管理模板。

接下來，設置一個可定制的請求表單。你可以為每個項目模板生成一個請求表單。在申請表中填寫常見問題，以便在開始項目之前從客戶那里收集所需的信息。8MSaaS PM允許你使用電子表單來構建請求表單，這樣就可以根據響應指定下一步應該詢問哪些問題，也很容易將每個項目與正確的模板匹配起來。

有一個模板化的工作流程可以確保你提前準備好所有需要的東西，從而節(jié)省時間，這也有助于你的團隊取得領先。因此，通過從一開始就設置一個強大的流程，客戶會對你的專業(yè)知識感到信任，這種一致性將幫助你的團隊更好地估計資源。

將溝通和反饋整合到一個地方

在專業(yè)服務調查中，客戶流失的主要原因之一是溝通困難和延遲。28%的受訪者表示項目合作和執(zhí)行很困難或非常困難。是否有應對這兩個挑戰(zhàn)的解決方案?當然!在如8MSaaS PM這類強大的項目管理工具中，有一個模板可以集中交流過程，幫助你獲得所需的反饋并輕松地進行整合。

許多公司很難在太多的工具和正確的工具之間找到平衡點。只有正確的工具才有助于優(yōu)化工作流程并提供競爭優(yōu)勢。在我們的專業(yè)服務研究中，我們發(fā)現使用5個或以上工具的專業(yè)服務公司比使用較少工具的公司經歷更多的項目延遲。

因此，與其使用聊天工具、電子郵件、電話、電子表格和會議來討論項目，不如考慮將你的溝通整合到你的項目模板中。有了像 8MSaaS PM這樣的項目管理平臺，就可以簡化每個人的協(xié)作。

項目模板可以在任務中按時間順序進行通信，確保每個人都能看到。使用8MSaaS PM評論分享功能，你可以推送給正確的人和收集他們的反饋。8MSaaS PM的校對和批準功能還允許你將文件上傳到任務中，這樣團隊就可以在一個平臺提供反饋并實時協(xié)作。由于任務和溝通在同一個平臺，團隊可以看到延遲的響應如何影響項目，并因此更有責任感。

使流程自動化并更好地利用時間

服務團隊和企業(yè)很容易被無效的會議、行政任務或不必要的來回流程所困擾。這會導致團隊分心和效率低下，而這些企業(yè)根本負擔不起。在一項調查中，約60%的受訪者表示每周花1-3小時更新項目狀態(tài)、發(fā)送更新電子郵件、生成狀態(tài)報告或召開狀態(tài)更新會議。

除此之外，30%的人表示，如果技術能夠自動化他們工作中重復的、管理性的部分，他們可以多完成30%-39%的工作。22%的受訪者甚至表示，他們可以完成50%以上的工作。

那么企業(yè)應該如何解決這個問題?團隊如何做才能更好地利用資源?顯而易見的答案是——自動化。模板能幫助你的團隊自動完成從計費到更新工作流狀態(tài)的耗時任務。

以下是一些可以使用 8MSaaS PM 項目模板自動執(zhí)行的任務：

活動創(chuàng)建：設置請求表單，以使用預構建的模板構建項目，所有任務都會自動填寫。

日期和依賴項：當填寫任務到期日期時，相關任務將自動重新安排。

工作分配：可以將模板設置為根據申請表的填寫方式自動將合適的員工分配給正確的項目。

警報和通知：將模板設置為在項目、活動和可交付結果狀態(tài)更改時自動通知客戶或團隊成員。

8MSaaS PM的模板提供了一種允許你在自動化中分層的結構。除了讓客戶滿意和團隊成員井然有序之外，自動化將成為企業(yè)的最終競爭優(yōu)勢。你的團隊將更加敏捷，能夠更有效地利用時間。不管你與哪類型的客戶打交道，你都可以讓他們自動進入循環(huán)，這樣團隊成員可以留在這個區(qū)域為他們提供服務。

設定期望值并可視化項目進度

專業(yè)服務業(yè)領導者最具挑戰(zhàn)性的工作之一就是向客戶透露項目延遲的消息。97%的受訪者表示他們的項目在某種程度上被推遲了。這是一個很常見的挑戰(zhàn)，但確實會影響客戶和員工的滿意度。雖然無法避免每次延遲，但項目管理模板可以幫助解決一些根本問題。

首先，項目管理工具中的模板具有不同的項目視圖，如甘特圖?？蛻粝矚g能夠掌握每一步進程，還喜歡點擊進入任務挖掘細節(jié)。而提供一個帶有任務依賴關系的可視化時間線管理工具，可以幫助你的團隊從一開始就將期望與客戶保持一致。團隊將能估計勞動力并直觀地識別潛在的障礙。

同時，客戶將能夠看到他們需要采取行動的地點和時間，以及他們方面的延遲將如何影響項目。反復使用你的模板將有助于你繼續(xù)優(yōu)化時間框架和工作流程——這意味著每個項目都將變得更簡單、更快、更好。

結論

隨著項目的進展，無論發(fā)生什么，PMO項目管理平臺中的模板都將會讓你的團隊使項目保持在正軌上。在我們的調查中，客戶流失的三大原因中有一個是缺乏對項目狀態(tài)的了解。因此，客戶會喜歡你的團隊帶著項目模板和清晰的流程進入項目。

項目模板不僅使你的團隊成員成為可信賴的專家，而且還幫助你的團隊保持在他們常用的工作流程中，而不是總是根據客戶可能擁有的各種工作流進行調整。由于工作流狀態(tài)和時間線在同一個地方，團隊成員和客戶都具有可見性和責任感來保持項目的運行。

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