8MSaaS：如何有效管理項(xiàng)目資源？

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項(xiàng)目資源 包括有限的人員，設(shè)備或空間等，對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，一切有使用價(jià)值的東西都是項(xiàng)目資源。資源管理是指你如何利用和組織這些有限資源，以便能夠成功地將項(xiàng)目落地。如何有效地管理項(xiàng)目中的資源?看起來(lái)并不難，實(shí)際要復(fù)雜得多，稍有差錯(cuò)將會(huì)影響項(xiàng)目的進(jìn)度。

什么是項(xiàng)目資源管理？

資源管理包括創(chuàng)建計(jì)劃和流程，以便管理這些資源。管理資源的方式有很多種，你可以創(chuàng)建電子表格、文檔，或使用項(xiàng)目管理軟件(只要它具備計(jì)劃和資源管理功能)，或者將這三者結(jié)合使用。無(wú)論采用哪種方法，你的首要目標(biāo)都是在項(xiàng)目完成過(guò)程中管理好整個(gè)項(xiàng)目的所有資源，這樣你就能成功管理成本和項(xiàng)目時(shí)間表。

我們首先要分解與資源管理相關(guān)的不同術(shù)語(yǔ)和流程。請(qǐng)記住，資源包括人力也可以是非人力，例如設(shè)備或辦公空間。實(shí)際上，這就是完成項(xiàng)目所需的一切。

資源計(jì)劃

就像項(xiàng)目管理的其他方面一樣，當(dāng)你安排資源時(shí)，你首先要從一個(gè)計(jì)劃開(kāi)始。這是建立管理流程的首要任務(wù)。列出你認(rèn)為完成項(xiàng)目需要的所有資源，越詳細(xì)越好。

在資源計(jì)劃制定過(guò)程中，你需要讓其他人參與此過(guò)程，因?yàn)槟承﹫F(tuán)隊(duì)成員可能需要比預(yù)期更多的資源。確保必要的和非必要的人員和設(shè)備包含在內(nèi)。最好對(duì)物品進(jìn)行計(jì)劃，而不是最終需要它們，然后不得不在最后一刻匆忙購(gòu)買一件昂貴的設(shè)備，并相應(yīng)地支付高價(jià)。簡(jiǎn)而言之，資源規(guī)劃就是財(cái)務(wù)規(guī)劃。

資源分解結(jié)構(gòu)(RBS)

現(xiàn)在你已經(jīng)有了完成項(xiàng)目所需的資源的完整列表，你希望按照某種順序獲得它們。你可以根據(jù)招聘組織(例如報(bào)告結(jié)構(gòu)或團(tuán)隊(duì)層次結(jié)構(gòu))或地理位置(例如亞洲或非洲所需的所有團(tuán)隊(duì)或設(shè)備)來(lái)創(chuàng)建資源層次結(jié)構(gòu)，也稱為“資源分解結(jié)構(gòu)”(或RBS)。

這些基本層次結(jié)構(gòu)應(yīng)至少包括人員，最好包括將用于項(xiàng)目資金的所有資源，但是由你來(lái)定義與項(xiàng)目相關(guān)的層次結(jié)構(gòu)類型。請(qǐng)注意，RBS不同于典型項(xiàng)目計(jì)劃中的“工作分解結(jié)構(gòu)”，后者定義了與項(xiàng)目核心部分相關(guān)的任務(wù)。

責(zé)任分配矩陣

列出并組織好你的資源之后，你可以開(kāi)始定義那些對(duì)完成項(xiàng)目任務(wù)或整個(gè)項(xiàng)目負(fù)有不同責(zé)任級(jí)別的資源。這被稱為責(zé)任分配矩陣(RAM)。 在這里，你可以明確整個(gè)項(xiàng)目的角色和職責(zé)。

你可以將其細(xì)分為誰(shuí)負(fù)責(zé)執(zhí)行哪些任務(wù)、誰(shuí)擁有該任務(wù)、誰(shuí)可以在任務(wù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)提供幫助，以及誰(shuí)需要隨時(shí)了解任務(wù)的進(jìn)展。許多RAM是帶有編碼字母的簡(jiǎn)單圖表，基于RACI方法定義了不同的責(zé)任功能。 R代表“誰(shuí)負(fù)責(zé)”，A代表“誰(shuí)批準(zhǔn)，C代表”咨詢誰(shuí)”， I代表“通知誰(shuí)”。 你可以根據(jù)組織的需要按個(gè)人或角色進(jìn)行操作。

資源過(guò)度分配

過(guò)度分配是指一個(gè)人被分配太多工作。他們不能在你計(jì)劃的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。這會(huì)導(dǎo)致加班，從而影響預(yù)算，可能會(huì)阻礙甚至使項(xiàng)目脫軌。平衡資源至關(guān)重要，因此在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中，你需要一種方法掌握?qǐng)F(tuán)隊(duì)的工作負(fù)載。

資源柱狀圖

資源柱狀圖可以用來(lái)為項(xiàng)目中需要參與循環(huán)工作的人提供資源的可視化。這是一種查看資源分配情況的快捷而簡(jiǎn)單的方法，并能注意到是否有資源分配過(guò)度或不足。然后，你可以快速處理過(guò)度分配的資源，并根據(jù)需要重新分配給工作量較小的人。但是，在一些項(xiàng)目管理軟件工具中，這不僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的視圖。這是一個(gè)實(shí)際的調(diào)度工具，可以根據(jù)可用性、過(guò)度分配或分配不足來(lái)重新分配工作。

像甘特圖、工作量日歷、時(shí)間表和項(xiàng)目報(bào)告等功能組合在一起，可以簡(jiǎn)化你的資源管理體驗(yàn)。當(dāng)這些功能在線時(shí)，你的所有數(shù)據(jù)都是實(shí)時(shí)的，因此你的資源更新始終是最新的。

資源依賴

資源依賴指的是一種理論，即組織應(yīng)該防止所有雞蛋都放在一個(gè)團(tuán)隊(duì)籃子里。也就是說(shuō)，過(guò)度依賴一個(gè)團(tuán)隊(duì)來(lái)完成核心工作，特別是如果這是一個(gè)外部團(tuán)隊(duì)，則可能導(dǎo)致工作負(fù)載阻塞和資源短缺。你想要針對(duì)一個(gè)團(tuán)隊(duì)或一種資源來(lái)完成工作而制定不健康的計(jì)劃。

你可以通過(guò)跨多個(gè)資源分配工作來(lái)減輕這種情況，或者在計(jì)劃的設(shè)備資源不可用時(shí)使用備份計(jì)劃。你還需要確保你的資源不會(huì)因過(guò)度依賴或過(guò)度依賴一個(gè)或多個(gè)資源而受到阻礙。如果一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員有太多任務(wù)，而沒(méi)有足夠的時(shí)間完成所有任務(wù)，那么他們可能會(huì)阻礙其他人的工作。

但是請(qǐng)記住，并非所有資源都只對(duì)你的項(xiàng)目有效。他們可能還被分配了其他工作。如果你想有效管理資源，你需要了解他們所有的項(xiàng)目。這就是資源均衡派上用場(chǎng)的地方。

資源均衡

平衡資源是一種雜耍行為，你可以在其中管理一個(gè)項(xiàng)目或多個(gè)項(xiàng)目的資源可用性。你可以通過(guò)調(diào)整開(kāi)始和結(jié)束日期來(lái)延長(zhǎng)你計(jì)劃完成某些任務(wù)的時(shí)間，具體取決于您是否有足夠的資源立即完成。

你希望在分配給你的時(shí)間里有足夠的資源來(lái)完成任務(wù)。這是避免團(tuán)隊(duì)成員分配過(guò)多或分配不足的另一種方法，這會(huì)給項(xiàng)目帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，并可能耗盡團(tuán)隊(duì)的精力。

最佳實(shí)踐

現(xiàn)在，你需要在項(xiàng)目過(guò)程中積極地管理資源。

當(dāng)你能查看資源可用性和工作負(fù)載時(shí)，可以這樣做。因?yàn)楣ぷ魇菑囊粋€(gè)人轉(zhuǎn)移到另一個(gè)人，當(dāng)人們來(lái)回協(xié)作時(shí)，工作很容易就會(huì)落到只有幾個(gè)關(guān)鍵團(tuán)隊(duì)成員的肩上。這可能意味著其他人正無(wú)閑著等待他們的回復(fù)或把工作拋回去。你需要能夠監(jiān)控這些工作流趨勢(shì)，并能夠快速重新分配空閑資源。

如何有效管理項(xiàng)目資源？這四種方法可以幫到你

1. 積極管理工作日程。

你需要能夠每小時(shí)和每天跟蹤單個(gè)資源的可用性，以及跟蹤其計(jì)劃的假期和休假。一定要考慮到全球或地區(qū)的時(shí)差，以及可能與你的家庭辦公室假期日歷不同的全球假期。

2. 在甘特圖和概覽上監(jiān)控進(jìn)度。

如果資源有問(wèn)題，你還可以咨詢整個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度，以提高警惕。甘特進(jìn)度條應(yīng)告訴您根據(jù)計(jì)劃的工作在特定任務(wù)上取得了多少進(jìn)展。您可以在下圖中看到一個(gè)實(shí)例，其中橙色欄上有一條白線，顯示下面所有子任務(wù)的進(jìn)度。你還可以通過(guò)較大的任務(wù)欄上的陰影來(lái)查看單個(gè)任務(wù)是否取得進(jìn)展。在這個(gè)視圖中，所有這些任務(wù)都按計(jì)劃完成。

使用甘特圖不僅跟蹤任務(wù)的進(jìn)度和資源狀態(tài)，您還可以通過(guò)查看甘特任務(wù)的匯總視圖或概覽報(bào)告來(lái)查看整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。如果你落后了，轉(zhuǎn)移資源通常是一種回到正軌的方法。

3. 審查工作負(fù)載分配。

團(tuán)隊(duì)的工作量是另一個(gè)需要密切關(guān)注的指標(biāo)。

如果所有工作只由幾個(gè)團(tuán)隊(duì)成員承擔(dān)，而其他成員閑著，那么您將需要重新分配資源。解決此問(wèn)題的另一種方法是，通過(guò)確保資源在整個(gè)團(tuán)隊(duì)中平均分配來(lái)平衡你的資源。檢查工作量是保持資源合理分配的日常工作。

4. 獲取資源報(bào)告以監(jiān)視生產(chǎn)力。

當(dāng)你實(shí)時(shí)查看資源時(shí)，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的成功岌岌可危，那么你需要迅速做出決策。 使用項(xiàng)目管理工具的報(bào)告功能可以生成有關(guān)資源分配以及每個(gè)人的任務(wù)進(jìn)度的報(bào)告。定期深入調(diào)查數(shù)據(jù)以監(jiān)控生產(chǎn)力KPI(如產(chǎn)出和實(shí)際工作量)，以及定期監(jiān)控資源非常重要。

請(qǐng)記住，資源管理與你的日程安排和項(xiàng)目管理日程的管理緊密相關(guān)。這些是不同但互補(bǔ)的規(guī)程，你管理資源的方法越全面，你就越能夠及時(shí)采取行動(dòng)，使你的項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)按時(shí)取得成功。

因此，無(wú)論項(xiàng)目是在Excel電子表格中收集數(shù)據(jù)，還是在功能更強(qiáng)大的在線項(xiàng)目管理工具中，在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中你都需要有合適的工具來(lái)隨時(shí)了解你的資源。使用在線甘特圖，你可以直觀地查看項(xiàng)目的任務(wù)、任務(wù)的持續(xù)時(shí)間以及將一個(gè)任務(wù)鏈接到另一個(gè)任務(wù)的任何依賴項(xiàng)，因此你能夠發(fā)現(xiàn)瓶頸，并輕松地重新分配資源，以使項(xiàng)目回到正軌。

利用現(xiàn)代技術(shù)

當(dāng)你管理一個(gè)項(xiàng)目的資源時(shí)，有很多事情需要處理，而且該過(guò)程可能會(huì)變得復(fù)雜且令人困惑。但是，使用正確的在線項(xiàng)目管理工具，你就能夠計(jì)劃、監(jiān)控和報(bào)告資源。 8MSaaS PM是基于云的項(xiàng)目管理軟件，可為你提供所需工具，引導(dǎo)你成功完成項(xiàng)目。

8MSaaS在線項(xiàng)目管理工具(http://www.8msaas.cn/project/project_9Areas.html)的資源功能可按照區(qū)域、部門、項(xiàng)目以及活動(dòng)進(jìn)行資源的查找、申請(qǐng)、分配并跟蹤所有資源的使用情況，并且提供各種資源計(jì)劃與使用報(bào)表，讓項(xiàng)目分配情況一目了然。

在實(shí)際中，項(xiàng)目資源需求復(fù)雜多變，通過(guò)項(xiàng)目管理工具梳理資源計(jì)劃和了解內(nèi)外部資源情況尤為關(guān)鍵。利用8MSaaS項(xiàng)目管理工具可以解決單個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的資源沖突問(wèn)題，保證項(xiàng)目進(jìn)度發(fā)展始終保持在正軌上。想要了解更多的功能，可點(diǎn)擊“申請(qǐng)演示”進(jìn)行體驗(yàn)。

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