談談企業(yè)建立PMO的必要性

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項目管理辦公室（PMO） 是公司內部或外部的一個團體，它負責組織、維護并確保組織范圍的項目管理的標準。PMO集多個職能于一身，為你提供管理多個項目以及多個項目群(每個項目群都是相關項目的集合)的能力。有了PMO，甚至單個項目都能運行得更好。

在正確的時間和正確的人一起做正確的項目

PMO扮演著越來越重要的角色，不僅協(xié)調和管理項目，而且推動信息透明度，這種透明度是企業(yè)做出最佳決策所需的。

PMO接受越來越多項目的挑戰(zhàn)，這些項目具有競爭優(yōu)先級和有限資源。因此，PMO還帶來推行最重要舉措、優(yōu)化分配資源和最終加速企業(yè)成長和成功所需的洞察力。它不是關乎實施盡可能多的項目，而是關乎執(zhí)行為公司帶來價值的項目和投資組合。

使用PMO驅動敏捷性

啟用PMO可以大大提高企業(yè)預測變化、調整計劃和加速執(zhí)行以實現(xiàn)戰(zhàn)略目標的能力。成功的PMO有助于你：

? 整體了解你今天的投資和未來的計劃

? 確保你準備替代計劃，應對可能發(fā)生的事項

? 做正確的事，提高項目質量和效率，同時控制在預算之內

? 清楚了解員工利用率和實際能力，確保他們在做真正重要的工作

? 總是關注首要任務，大幅減少失敗項目的數(shù)量

? 提供更多與公司戰(zhàn)略保持一致的業(yè)務結果

建立你的PMO

考慮PMO是否有必要建立時，組織最關注的是能否從一個作為功能性實體的PMO或是一個虛擬的PMO社區(qū)中得到最佳的利益。

實行PMO所能帶來的優(yōu)勢是很明顯的：

① 提高了項目工作的可見性，并相對降低了項目的風險性和不穩(wěn)定性。

② 確保了所有項目在生存周期中的變化控制，確保已定義和量化的范圍和質量標準在沒有管理層的可見和跟蹤的情況下不發(fā)生變化。

③ PMO通過嚴格的關卡標準使項目從確定要求階段進行到開發(fā)階段可以節(jié)省操作性成本。

④ 減少了進入系統(tǒng)的新項目的預熱時間。

⑤ PM0則可以協(xié)助項目經(jīng)理進行資源的分配工作。

⑥ 為所有的項目提供了高質量的、健全的、可重復使用、可共同操作的項目模板和處理過程。

⑦ 著重于需要進行管理的關鍵性事務其中包括在設計、開發(fā)和實現(xiàn)階段所出現(xiàn)的各種事務。

⑧ 可以從以前項目的成功和失敗中給出經(jīng)驗和教訓。

建立PMO并不復雜。使用現(xiàn)代化PMO軟件(http://www.8msaas.cn/project/pmo.html)，如8MSaaS PMO，你可以快速建立PMO。一旦建立PMO，它就能幫助你回答以下問題：

? 你什么時候應該做哪些項目?

? 誰會參與這些項目?

與你的PMO實現(xiàn)最佳的業(yè)務結果

通過積極管理策略、預測變化、制定隨時準備變化的方案、調整優(yōu)先級和加速重點優(yōu)先級執(zhí)行，8MSaaS PMO為你提供了實現(xiàn)最佳結果的解決方案。

8MSaaS PMO 包含單個項目管理所需的功能，并且所有單個項目的信息會實時自動地聚合到 PMO 層，確保數(shù)據(jù)的實時性和準確性，有效提高你的業(yè)務管理效率。

1、計劃管理：

8MSaaS PMO幫助你對制定的計劃進行可行性分析，以更科學合理地確定項目請求的優(yōu)先次序。新項目請求通過審批成為正式項目后，系統(tǒng)的投資關注功能也可幫忙持續(xù)監(jiān)控項目實況，包括計劃時間表與實際進展對比分析。

2、風險管理：

8MSaaS PMO軟件能自動檢測項目各種系統(tǒng)性風險及其影響，包括項目計劃，成本，資源以及質量的風險，并且能根據(jù)現(xiàn)有影響自動推測最終的影響，項目人員可清楚地知道若不及時恰當?shù)毓芾磉@些風險的嚴重性。

3、溝通管理：

8MSaaS PMO強大之處在于其數(shù)據(jù)的靈活性、準確性與實時性，能幫助項目和項目群盡量地減少誤解，提高團隊合作效率。系統(tǒng)支持對可交付成果的查看與審批進行迭代管理，幫助項目人員有效地進行迭代需求溝通。

4、資源管理：

8MSaaS PMO自動根據(jù)資源技能和可分配時間跨區(qū)域和部門查找合適的資源，并根據(jù)分配情況自動進行費用估算和預算，自動檢測資源的過度分配與不合適的資源。

軟件還提供各種資源計劃與使用報表，項目人員可清晰地了解在項目進展中所有資源的計劃分配情況，實際分配情況以及實際使用情況。

5、成本管理

8MSaaS PMO能幫助企業(yè)全面有效地管理活動、項目以及項目群的成本預算，并實時跟蹤和匯總實際的收入和成本，包括項目中的銷售訂單與合同，項目工時成本，各項項目費用，采購訂單，開票與回款等。

6、多項目業(yè)務地圖

8MSaaS PMO提供業(yè)務地圖功能可讓項目群管理者在一個頁面監(jiān)管所有的項目。并且，管理者可利用業(yè)務地圖在一個頁面管理整個企業(yè)的所有項目群與項目。業(yè)務地圖的所有信息都是由具體的下一層業(yè)務交互匯總到上一層的(例如：申請、交付與驗收)，所有的信息都是實時的，并且可以層層展開以深入了解具體的來龍去脈。業(yè)務地圖中的可交付成果必須是已完成或已驗收的狀態(tài)，業(yè)務地圖中的所有信息都是精準的、簡明的和實時的。

結語

隨著專業(yè)項目管理公司的培育和發(fā)展，以及虛擬團隊的出現(xiàn)，PMO將會成為提高項目管理水平的重要手段。相關項目管理軟件的應用，促使項目管理事半功倍，因此其逐漸成為項目管理中不可缺少的工具。另外，在對項目管理軟件進行具體應用過程中，熟練應用WBS，可以促使PMO項目管理軟件的作用得到更充分發(fā)揮。

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