使項目管理辦公室（PMO） 的職能適應(yīng)特定業(yè)務(wù)的具體需求至關(guān)重要，無論需求是否明確。在推動變革過程中，PMO應(yīng)滿足企業(yè)的需求。及時完成并成功交付項目以及實現(xiàn)預(yù)期結(jié)果決定PMO是否“適合目標(biāo)”。
無論是“同類最佳”還是最低成本，PMO領(lǐng)導(dǎo)者都會明確定義PMO目標(biāo)。成功的PMO增加企業(yè)按時并在預(yù)算范圍內(nèi)成功交付項目的可能性。
PMO的支持程度反映企業(yè)的復(fù)雜程度、領(lǐng)導(dǎo)層的成熟程度、人員配備和滿足業(yè)務(wù)需求的技能。當(dāng)項目將業(yè)務(wù)從現(xiàn)有狀態(tài)移動到期望的未來狀態(tài)時，了解企業(yè)內(nèi)促成變更的因素至關(guān)重要。
明確定義PMO的愿景
從你的職能目標(biāo)開始，使其與企業(yè)目標(biāo)保持一致。通過建立明確的PMO愿景，你可以創(chuàng)建共同目標(biāo)，讓參與和承諾的維持變得更加容易。你設(shè)置的PMO應(yīng)該與更廣泛的企業(yè)文化相聯(lián)系，包括鼓勵期望行為的有效獎勵系統(tǒng)。
理想情況下，PMO必須充當(dāng)企業(yè)內(nèi)部的戰(zhàn)略伙伴，了解企業(yè)當(dāng)前的狀態(tài)和戰(zhàn)略目標(biāo)，并根據(jù)企業(yè)內(nèi)不斷變化的需求不斷改進(jìn)PMO的運作模式。
傳統(tǒng)PMO是流程驅(qū)動型PMO，現(xiàn)代PMO作為交付變更的新規(guī)范，持續(xù)改進(jìn)應(yīng)對變更的方法——應(yīng)用靈活性、學(xué)習(xí)敏捷性和大幅縮短反饋周期，進(jìn)而處理模糊性和不確定性。
對于作為戰(zhàn)略合作伙伴的PMO，正確理解企業(yè)的相互依賴關(guān)系以及項目之間的約束至關(guān)重要。從企業(yè)的角度看待企業(yè)環(huán)境，積極消除重復(fù)的項目工作。這不僅是為了將未充分利用的資金重新分配，并迅速重新投資于其他項目，而且是為了從一開始就避免在錯誤的項目上投資。
有效的利害關(guān)系人關(guān)系和溝通同樣重要，你需要獲得協(xié)作和跨職能團(tuán)隊合作的支持。如果項目沒有達(dá)到預(yù)期的時間或結(jié)果，鼓勵預(yù)先提醒，這能避免資金的浪費——即便這意味著項目資源的不確定性。
建立項目管理信息系統(tǒng)
你的PMO應(yīng)為企業(yè)建立統(tǒng)一的項目管理信息系統(tǒng)，收集、整理和報告項目情況，以供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和各項目團(tuán)隊使用。充分利用8MSaaS PMO等現(xiàn)代技術(shù)，能為關(guān)鍵決策者提供及時、準(zhǔn)確和相關(guān)的信息。
尤其是多人異地開發(fā)同一項目時，使用8MSaaS PMO系統(tǒng)(http://www.8msaas.cn/project/pmo.html)可進(jìn)行任務(wù)的統(tǒng)一分發(fā)、完成情況的反饋，將信息流、資金流以項目為單位統(tǒng)一匯總、多項目數(shù)據(jù)分析等。8MSaaS提供實時顯示組件以有效地顯示和分析所有需求管理的信息，提供問題上報機制，幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)項目群和項目的范圍溝通問題與需求不穩(wěn)定的問題。
8MSaaS PMO讓項目群管理者在一個頁面監(jiān)管所有項目的想法成為現(xiàn)實。系統(tǒng)內(nèi)所有信息都是精準(zhǔn)實時的，幫助項目和項目群盡量地減少誤解，提高團(tuán)隊合作效率。
對于項目資源信息，項目人員可通過8MSaaS PMO清晰了解在項目進(jìn)展中所有資源的計劃分配情況，實際分配情況以及實際使用情況，以便項目領(lǐng)導(dǎo)者更好地管理和調(diào)用資源。
有組織的結(jié)構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)化流程
從各種電子表格模板轉(zhuǎn)向更加一體化的協(xié)作工具，如8MSaaS PMO項目管理軟件，幫助你的團(tuán)隊實現(xiàn)更聰明地工作。
擁有合適的軟件是一回事，但它仍然需要積極主動的項目經(jīng)理，他們能用這些信息預(yù)測和糾正失敗的項目，以免為時過晚。實施經(jīng)久耐用的標(biāo)準(zhǔn)化流程可以更好地評估項目是否按計劃實現(xiàn)其成本目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)和范圍目標(biāo)。
當(dāng)通往成功的道路不明確時，PMO會介入管理不確定性和模糊性。確保流程不會太過僵化，并允許調(diào)整適應(yīng)結(jié)構(gòu)，允許特定項目的需求——無論是需要線性方法、迭代方法還是混合方法。分配適當(dāng)資源支持基于該結(jié)構(gòu)和方法的項目。
更新你的技能
好的PMO需要適當(dāng)平衡技能和經(jīng)驗。你既需要經(jīng)驗豐富的專業(yè)人士，又需要擁有恰當(dāng)熱情和態(tài)度的人，他們能夠培養(yǎng)并發(fā)展成專業(yè)人士。
PMO需要不斷更新自身。如果跟不上最新趨勢，PMO或會失去影響力。通過持續(xù)的技術(shù)培訓(xùn)、指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)力提升，建立高效專業(yè)的團(tuán)隊。
你需要關(guān)注新技術(shù)和業(yè)務(wù)趨勢，尋找推動PMO和企業(yè)組織向前發(fā)展的機會，并且繼續(xù)質(zhì)疑：保持傳統(tǒng)基礎(chǔ)架構(gòu)是否仍有意義。
成功的PMO建立在信任和合作的聲譽之上，必須長期保持影響力。PMO應(yīng)被視為企業(yè)的組成部分。PMO在項目管理模式中的成功應(yīng)用，將有利于提升企業(yè)項目管理水平，最終實現(xiàn)企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)。
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