隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，越來越多的企業(yè)在管理過程中以電子文件替代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，數(shù)字化電子文檔逐漸成為承載企業(yè)技術(shù)核心、合同憑證、知識(shí)資源等的文件形式。
北京三維天地科技股份有限公司(簡(jiǎn)稱：三維天地)長(zhǎng)期專注于檢測(cè)檢測(cè)行業(yè)信息化建設(shè)，針對(duì)企業(yè)管理中的電子文件管理，由于其具有明顯不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的特點(diǎn)，總結(jié)下述幾個(gè)管理中存在的常見痛點(diǎn)。
1.管理制度不健全
電子文件的設(shè)計(jì)初衷是快速匯總，快速分發(fā)流轉(zhuǎn)，便于企業(yè)負(fù)責(zé)人快速?zèng)Q策。一些企業(yè)直接套用管理紙質(zhì)檔案的模式進(jìn)行電子文檔的管理，尚未建立一套可以有效落地的電子文檔管理制度規(guī)范和記錄。加之管理崗位職責(zé)不明確，質(zhì)量要求跟不上，對(duì)于電子文檔的類型、模板缺失細(xì)化性說明，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)了使用效果低，查詢慢，審核慢，溯源難，流轉(zhuǎn)難控制等現(xiàn)象，使信息質(zhì)量大幅下降。
2. 電子文件的真實(shí)性、溯源難以跟蹤
單純存放在計(jì)算機(jī)或某種儲(chǔ)存介質(zhì)中的電子文件(例如txt、word，甚至PDF格式)很容易被修改和復(fù)制。
3. 電子文件存放分散，存在信息孤島
部分企業(yè)的許多重要電子文件的原件被分散到各業(yè)務(wù)部門自己的信息管理系統(tǒng)中存放與管理，甚至是在各部門各人員的電腦或者移動(dòng)硬盤、U盤里，雜亂地散落在郵件或聊天記錄里，因此在統(tǒng)一匯總和分發(fā)上導(dǎo)致障礙。
如果將各個(gè)系統(tǒng)相互集成，將耗費(fèi)大量成本;如果各部門人工匯總，增加了時(shí)間成本，，影響到信息傳遞的及時(shí)性和有效性。如遇到人員變動(dòng)、系統(tǒng)更新時(shí)，由于文件分散管理，可能會(huì)出現(xiàn)信息丟失，也可能產(chǎn)生幾十上百倍的冗余數(shù)據(jù)。
若不制定規(guī)范的歸檔制度與防改寫方式，僅是單純轉(zhuǎn)移到某種存儲(chǔ)介質(zhì)，那么它的真實(shí)性便會(huì)受到威脅;當(dāng)真的需要修改時(shí)，又可能產(chǎn)生各種歷史版本，會(huì)導(dǎo)致管理和查詢困難。
三維天地文件管理解決方案
三維天地針對(duì)以上文件管理中的各個(gè)痛點(diǎn)，提供了文件管理整體解決方案，可全面針對(duì)各企業(yè)文檔進(jìn)行管理，解決文件分散紊亂、復(fù)用查找效率低、備份困難損壞難還原、修改版本易混淆、交流共享協(xié)同不方便等問題。
電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅(jiān)持規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理、全程管理、便于利用、安全保密的基本原則。
三維天地提供的文件管理整體解決方案，能夠針對(duì)企業(yè)的具體情況和需求進(jìn)行個(gè)性化定制開發(fā)，全面匹配并滿足不同行業(yè)的文件管理工作，助力企業(yè)和機(jī)構(gòu)電子文檔管理的規(guī)范化與創(chuàng)新。解決方案具體可實(shí)現(xiàn)以下功能：
1. 文檔管理流程
系統(tǒng)提供各種類型的文檔導(dǎo)入功能，同時(shí)系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)的文檔生命流程管理，并配以可自由配置的工作流，使文檔管理制度完善和簡(jiǎn)單易用。
2. 文檔追溯
系統(tǒng)中所有電子文檔，都可以查看到電子文件的修改記錄，包含修改時(shí)間、修改人、原因和批準(zhǔn)的流程;同時(shí)，系統(tǒng)也可以看到修改前后的各個(gè)版本差異與對(duì)比。
3. 文檔分類
系統(tǒng)提供文檔的分類管理，可將企業(yè)中涉及到的文檔按類存儲(chǔ)，并可對(duì)各個(gè)類別實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理、實(shí)現(xiàn)快速查閱和權(quán)限控制。
數(shù)字時(shí)代已經(jīng)到來，不論從政策推動(dòng)，還是企業(yè)內(nèi)部管理需求、企業(yè)降本增效等層面，企業(yè)電子文檔的應(yīng)用與普及已成必然趨勢(shì)。
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